Umowa sponsorska między gminą a sponsorem będzie obowiązywać przez okres 3 do 5 lat, a ostateczne zwycięstwo w konkursie zależeć będzie od wysokości proponowanej kwoty. Wpłaty sponsorów zostaną podzielone na raty, których ilość będzie uzależniona od czasu trwania umowy. Szczegółowe informacje dotyczące konkursu oraz jego zasad można znaleźć w specjalnym regulaminie.
Aby wziąć udział w konkursie, uczestnicy muszą dostarczyć swoje oferty do 5 czerwca (poniedziałek) do godziny 15:00, korzystając ze specjalnie przygotowanego formularza. Oferty można złożyć osobiście w siedzibie Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji przy ulicy Bydgoskiej 76 lub przesłać pocztą na podany adres (w przypadku wysyłki liczy się data stempla pocztowego). Nadesłane propozycje zostaną ocenione przez specjalnie powołaną komisję.
Konkurs organizowany jest w związku z trwającym procesem modernizacji stadionu i ma na celu pozyskanie dodatkowych funduszy na rozwój sportu żużlowego w dłuższej perspektywie czasowej. Organizatorzy mają nadzieję, że przeprowadzone przez Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Pile postępowanie konkursowe, oparte na najwyższej oferowanej kwocie, pozwoli wyłonić sponsora, którego nazwa będzie obowiązywać i być jedyną używaną w kontekście żużlowej areny przez następne lata. W ten sposób nazwa sponsora będzie widoczna we wszystkich materiałach promocyjnych związanych z obiektem.